Samenspel met de beslisser

In dit artikel wil ik inzoomen op het samenspel tussen communicatieadviseur en beslisser. Als adviseur kom je weleens beslissers tegen waarvan je denkt: waarom vraag je me eigenlijk om advies als je toch je eigen gang gaat? Ook zijn er ongetwijfeld beslissers die doodmoe worden van adviseurs die het verschil tussen een advies en een beslissing niet lijken te kennen. Een beetje ervaring helpt, net als wat eelt op je ziel.

In dit artikel heb ik het over gevraagd advies. Een beslisser zoekt naar de beste manier van communiceren in een bijzondere situatie. Er is iets gebeurd of er staat iets te gebeuren dat zorgvuldig met de buitenwereld moet worden gedeeld.

In complexe situaties

Dat 'iets' kan werkelijk van alles zijn. Een scholenkoepel die zich genoodzaakt ziet een school te sluiten en niet alle leerlingen elders onder kan brengen. Een bedrijf dat een overname gaat doen waar de concurrentie niet te vroeg lucht van mag krijgen. Een gemeente die wil werken aan een meer transparante bestuurscultuur. Een organisatie die het roer omgooit en de medewerkers enthousiast wil maken voor de nieuwe strategie. Medewerkers die mogelijk met gevaarlijke stoffen in aanraking zijn geweest en daarover heldere en betrouwbare informatie dienen te krijgen.

Ik kies deze voorbeelden niet toevallig. Het zijn situaties en onderwerpen die ik in mijn werk ben tegengekomen en waarover ik mijn licht heb laten schijnen vanuit mijn communicatierol. Soms was het feest en stond men te popelen om de publiciteit te zoeken, soms was het crisis en zag men er als een berg tegenop. In alle gevallen betrof het complexe situaties waarbij de beslissers even pas op de plaats maakten om advies in te winnen voor ze met hun doelgroepen in gesprek gingen.

Drie aandachtspunten

Adviseren is een bijzondere taak waar je wat ervaring in moet opdoen voor het beste resultaat. In het begin voelt het soms als een hele verantwoordelijkheid wanneer jou wordt gevraagd hoe het gevoelige nieuws gebracht moet worden. Ze zouden namelijk zomaar eens kunnen dioen wat jij voorstelt! Wat als dan achteraf blijkt dat het toch niet zo'n slim plan was? Of andersom: hoe ga je ermee om als jij 'Links!' roept en het hele bedrijf vervolgens rechtsaf gaat. In beide situaties gelden volgens mij de volgende drie aandachtspunten voor de adviseur.

Je bent adviseur, geen beslisser.
‘Wat zou jij doen?’ Daar komt iedere adviesvraag in de kern op neer. De adviseur geeft op deze vraag naar eer en geweten antwoord. Hij moet zich er echter altijd van bewust zijn dat de vrager het laatste woord heeft. ‘Bedankt voor je advies, maar ik doe het toch anders.’ Misschien niet leuk, maar het volste recht van de beslisser die de zaak wellicht van meer kanten bekijkt dan alleen vanuit het communicatieperspectief.

Advies is nooit vrijblijvend.
Ook al ben je als adviseur misschien niet verantwoordelijk voor de uiteindelijke beslissing, je bent wel verantwoordelijk voor het advies dat je uitbrengt. Daarom moet je altijd in staat zijn je advies te onderbouwen. Dat kan met feiten, maar als die niet voorhanden zijn, kun je ook heel duidelijk laten zien welke gedachtegang er onder je advies ligt. Worstel je met de feiten of blijf je ook na een grondige analyse twijfelen aan de te varen koers? Zeg het hardop en laat je niet verleiden tot stoere praat.

Adviseur en geadviseerde moeten hun rol kennen
Ik vind dat adviseurs niet op de stoel van de beslisser moeten gaan zitten* en dat beslissers zich niet mogen verschuilen achter hun adviseurs. Een goed voorbeeld van hoe het niet moet: de verhouding tussen de regering en hun medisch adviseurs tijdens de coronacrisis. De verantwoordelijkheid voor moeilijke beslissingen werd naar mijn idee vaak letterlijk op het bordje van Van Dissel en zijn RIVM gelegd. Terwijl een juist regeringsstandpunt naar mijn idee als volgt moet luiden. ‘Nadat wij ons op alle relevante terreinen hebben laten adviseren, hebben wij onze eigen afweging gemaakt en zijn we tot het volgende besluit gekomen.’

* Mochten zij dit lezen dan moet een aantal van mijn voormalig leidinggevenden hier vast smakelijk om lachen. Tegen hen zeg ik: 'Dit heb ik (veel) later geleerd!' (En 'Sorry'. Maar dan zachtjes.)

De neiging tot ‘Zie je wel!’

Heb ik dan nooit ‘Zie je wel!’ gezegd wanneer mijn advies niet werd gevolgd en de boel vreselijk in de soep liep? Natuurlijk wel. Maar ik heb ook weleens eerlijk toe moeten geven dat mijn advies niet goed was of op zijn minst te eenzijdig. Naarmate ik wat ouder werd, vond ik het steeds makkelijker om dat ook hardop te zeggen en de beslisser te complimenteren met een gemompeld 'Goed gedaan'. Soms zei hij of zij dan: 'Jouw advies was niet slecht, maar ik hield ook rekening met andere belangrijke zaken.' Vaak bleven dat soort beleefdheden uit, waarna ik me een heel weekend lang onbegrepen voelde. Maar ook dan werd het uiteindelijk toch gewoon weer maandag.